Informationspflichten bei Erhebung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren (Art. 13, 14 DSGVO)

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Tuchfabrik Willy Schmitz GmbH & Co. KG
Sachsenstraße 20  
41063 Mönchengladbach
Deutschland
Telefon: + 49 2161 2458 0
E-Mail: info.tws@tescagroup.co

2 .Name + Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten können Sie gerne an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten richten. Sie erreichen diesen unter der oben angegebenen Adresse mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte“ oder per E-Mail privacy.tws@tescagroup.com.  

3.  Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Wir speichern alle uns zur Verfügung gestellten Informationen von Personen, die sich für eine Tätigkeit in unserem Unternehmen bewerben, soweit dies zur Feststellung Ihrer Eignung zur Besetzung offener Stellen erforderlich ist. Dies gilt sowohl für Bewerbungen auf konkrete Ausschreibungen als auch für Initiativbewerbungen und kann unter anderem die folgenden Daten bzw. Datenkategorien betreffen:

• Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Privatanschrift, Geburtsdatum, nationale Identifikationsnummer, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit
• Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z.B. Angaben zu Schul- und Studienabschlüssen, berufliche Erfahrung und Kompetenzen und Leistungsbeurteilungen.

Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Beifügung eines Fotos, das Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlaubt), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten. Falls Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten freiwillig zur Verfügung stellen, werden wir diese nur aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG.

Die Speicherdauer beträgt maximal zwei Jahre, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt. Innerhalb dieser Zeit wird die Bewerbung geprüft und die Informationen stehen bis zum Ablauf der Speicherdauer zur Verfügung, auch um spätere Anfragen (z. B. Anforderung von Unterlagen, Absagen etc.) qualifiziert beantworten zu können. Im Rahmen von Bewerbungsverfahren erfolgen keine Datenerhebungen bei Dritten, es sei denn es liegt eine Einwilligung Betroffener vor. Sollte kein Beschäftigungsverhältnis zwischen uns und Ihnen zustande kommen, endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage. In diesem Fall werden wir Ihre Daten spätestens 6 Monate nach Zugang der Absage löschen, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist. Es erfolgt, vorbehaltlich den Regelungen in Ziffer 4, ohne Einwilligung kein Datentransfer an Dritte, insbesondere auch nicht in ein anderes Land.

Führt die Bewerbung zur Begründung eines Ausbildungs- oder Arbeitsverhältnisses, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt und zehn Jahre gespeichert, sofern nicht andere Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Bewerber sind dann verpflichtet Daten zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses zu ergänzen, z. B. Sozialversicherungsdaten. In der Folge findet eine Datenübermittlung mit Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt statt.

Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung ist Art. 6 Abs. 1 Ziff. f DSGVO sowie weitere gesetzliche Vorgaben, aus denen sich im Falle der Begründung von Arbeitsverhältnissen Speicherobliegenheiten ergeben.

4. Interne und externe Empfänger

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. In der jeweiligen Abteilung haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Für unsere interne Kommunikation nutzen wir Google Workspace der Google LLC.. Hier werden insbesondere E-Mailadressen, sowie Vor- und Nachnamen von Absender und Empfänger von E-Mails sowie sonstige in einer E-Mail enthaltenen personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Google Workspace verarbeitet. Bei der Verwendung von Google Workspace werden unter Umständen personenbezogene Daten in die USA übermittelt. Für diese Datenübermittlung ist Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO die geeignete Rechtsgrundlage. Mit Google LLC wurden neben einem Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auch Standardvertragsklauseln abgeschlossen, die das spezifische Defizit in den USA abmildern. Ergänzende Informationen zum Datenschutz bei Google Workspace ergeben sich aus den Datenschutzbestimmungen von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de

5. Rechte Betroffener

Bewerberinnen und Bewerber haben auf der Basis von Art. 13, 14 DSGVO jederzeit das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten und in der Folge gegebenenfalls das weitere Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung und ein Rechte auf Datenübertragbarkeit. Insbesondere besteht das jederzeitige Recht, gespeicherte Daten zu löschen. Ein Löschungswunsch führt zu einer Beendigung des Bewerbungsverfahrens und es können in der Folge keine Auskünfte mehr zum Verfahrensablauf erteilt werden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Nach Begründung eines Arbeitsverhältnisses reduziert sich das Recht zur Datenlöschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Gesetzliche und/oder vertragliche Regelungen zur Dokumentation und Archivierung genießen Vorrang vor Löschungswünschen. Zur Wahrnehmung der Rechte können sich Betroffene an die oben genannten Verantwortlichen, unseren Datenschutzbeauftragten oder an eine Aufsichtsbehörde wenden. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.